jueves, 1 de marzo de 2012

etiqueta de la secretaria en la empresa

DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA
TECNICOR “Líder en Carreras Cortas”
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LA ETIQUETA DE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA

Existen muchas circunstancias de etiqueta y buenas relaciones que no están directamente relacionadas con el desempeño de las tareas de la secretaria, pero que así hacen parte de su propia imagen y de la empresa. En ese aspecto podría ser útil tener en cuenta los siguientes puntos:

Esmerar por saludar diariamente con las personas que se trabajan hace parte de la cortesía necesaria en cualquier ambiente y en particular en la empresa.
Es muy importante recibir en forma amistosa y acogedora al empleado o empleada nueva y ayudarle a relacionarse con los demás.

Si usted es la persona recién llegad, cuídese de no presumir y bríndeles a los demás la oportunidad de su amistad.

Hay que llamar a las personas por su nombre. Cuando se trate de su jefe o de otros ejecutivos, cerciórese de la costumbre que existe en la oficina y llámelo de ese modo. 

5.    No hable mal del jefe ni de los compañeros y menos antes los demás hay que ser positiva y aprender a oír y callar.

6.    La secretaria, por sus funciones, tiene que ver con todas las personas de su área u oficina. Esto le exige  asumir una actitud neutral frente a los individuos y  a los conflictos que se presenten.

7.    Sea una persona reservada. Esto quiere decir, escuche mas y hable menos.

8.    Por sus funciones va conocer, antes que sus compañeros, muchos hechos de la oficina y de la empresa. No olvide que la parte esencial de su trabajo es el sigilo profesional.

9.    Nunca haga alardes de su poder o de su influencia sobre el jefe, ni comentarios sobre su carga laboral y la de los demás. Al contrario demuestre su capacidad de trabajo.


¡¡¡¡EL VESTUARIO ADECUADO PARA LA SECRETARIA EXITOSA!!!!


El vestido hace parte de nuestra personalidad y gracias a el podemos despertar aprecio, respeto o confianza. Vestir bien es una forma de comunicación esencial como el lenguaje hablado o escrito que puede indicar nuestro origen, profesión, estado de ánimo o sentido del humor. Además hace parte de la satisfacción personal. Según el libro:

Belleza y estilo para la mujer de hoy de Helida Patiño

El buen vestir es una pieza clave, para que la secretaria tenga una buena proyección ante los demás dentro y fuera de la empresa o del ambiente laboral. Por eso es de suma importancia tener en cuenta lo siguiente:

v  se deben escoger los cuellos de las camisas, chaquetas y sacos de acuerdo con la forma del rostro. Un rostro cuadrado pide cuellos en forma de V o redondos.

v  El color de las prendas próximas al rostro da luminosidad a la cara y a los ojos.

v  El tono de la piel, los ojos y el cabello es determinante para escoger los colores de las prendas.
v  A las personas de piel blanca y pelo y ojos oscuros les lucen todos los colores incluso el plateado, el dorado y los tonos fuertes.

A las damas de piel blanca y pelo rubio no le favorecen los amarillos, los dorados, las mostazas y los tonos beige. Se les ven bien los tonos negros, pastel y plateado.

v  A las trigueñas claras no les lucen los tonos beige, amarillos claros y dorados les conviene los colores fuertes como el azul rey, el fucsia y verde esmeralda, así como los neutros y los plateados.


v  A las mujeres de piel negra no deben llevar colores oscuros, y si les convienen los tonos fuertes como el azul rey el rojo y el naranja, también se ven bien con los colores claros, dorados y plateados.

Estas recomendaciones son una guía general, ya que cada color se presenta en muchas gamas, algunas de las cuales pueden favorecer o no. Cuando vaya a comprar una prenda debe acercársela a la cara, en medio de buena luz, para determinar si le conviene “todo lo que se use debe combinarse con el tono de piel”.

ü Saber combinar la ropa y llevar lo adecuado para cada ocasión es poseer estilo “debe tener en cuenta la edad para elegir como vestirse”.

los accesorios deben ser discreto.

Hay que vestirse según la hora. Si es una fiesta de gala pide un vestido de gala, muchas mujeres prefieren el negro.

Imagen de éxito
La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez.

Nota: no olvides que usar ropa costosa no siempre es equivalente a estar bien vestida.
 

LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA


Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades yen donde salen avante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recursos humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características.


A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigórenla, que vivimos un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.

En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.

La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto cono, el venezolano, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez más, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información. Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.

Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo.


A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.

Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:

* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

* Establecer buenos contactos telefónicos

* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

* Planificar su tiempo y el de su jefe

* Preparar y tratar la información adecuadamente

* Concertar, acoger y atender a las visitas

* Preparar presentaciones de productos o servicios

* Organizar los viajes de negocios, etcétera.


Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa. Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del Siglo XXI.
 

LA SECRETARIA Y LA TECNOLOGÍA

La Tecnología acompaña al hombre desde el momento en que comenzó a fabricar sus primeras herramientas; día a día evoluciona en el inmenso campo que se abre a partir de cada uno de los avances de la ciencia, inventos y descubrimientos.
La Secretaria, en su continuo quehacer profesional, también ha participado y beneficiado con los cambios que nos ha traído la tecnología.
Desde luego, mejorando las presentaciones escritas a mano, pasó a la utilización de la máquina de escribir, pasando luego a la máquina electrónica, para dejar luego el papel y pasar a las computadoras.

Ahora la computadora y el internet le han abierto maneras distintas de realizar sus trabajos, accediendo de forma rápida a información valiosa, como por ejemplo guía de calles, información de vuelo, entre otras, que hacen más fácil la realización de ciertas tareas.

Secretaría de Ciencia y Tecnología

La Secretaría de Ciencia y Tecnología tiene como misión asesorar al Rector y al Secretario General en la coordinación de las actividades de gestión y promoción de la ciencia y la tecnología. Entre las principales funciones le corresponden coordinar acciones con los organismos del sistema científico y tecnológico nacional, favorecer el desarrollo de investigaciones que respondan a las necesidades locales, regionales y nacionales.

Internet: comunicación con el mundo
Internet es una red informática mundial que tiene por objeto compartir información con cualquier que desee conectarse a ella. Se ha convertido en un lugar de reunión y consulta para toda clase de entidades como:

  •          Universidades
  •          Empresas
  •          Instituciones
  •         Colegios


Así como también es utilizada por todos y cada cual de los individuos del planeta por eso es una herramienta clave de la secretaria moderna yaqué por medio del internet lleva a cabo tareas importantes en su área de trabajo.

En términos generales, la RED les ofrece a sus usuarios los siguientes servicios:

  •          Páginas web (www)
  •         Correo electrónico(e-mail)
  •         Grupos de noticias o foros (usenet new)
  •          Intercambios de archivos (ftp)
  •      Charlas en modo de texto, conocidas por su nombre en ingles, chat (IRC). Se    escribe un mensaje y este es transmitido simultáneamente a una o muchas personas que pueden responder al instante.
  •        Control de sistemas remotos.(telnet)
  • Conferencias o video conferencias (telefónica).



Correo electrónico: uno de los procesos más utilizados de la secretaria.

 Es la principal herramienta de internet a través de la cual se envían textos y todo tipo de archivos de datos o programas a cualquier parte del mundo atravez de la red. El usuario solo debe contar con un programa operacional, un buzón de correo inscrito de un servidor en una dirección que lo identifique. El servidor almacena en cada buzón los mensajes enviados y recibidos y los despacha en cuestión de dos segundos.


Leidys  Jacome  Guerrero
Lizeth Ariza Tejeda
Secretariado Ejecutivo Sistematizado
Noveno Modulo Realizado





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