Archivo

DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA

TECNICOR “Líder en Carreras Cortas”

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ARCHIVO.

Conceptos generales

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada función. Pero cuando el número de esta documentación comienza a incrementarse, nos enfrentamos ante la interrogante de cómo guardarlos, bajo qué principios, y sobre todo, cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda. En este punto de partida, se crea la necesidad de un Archivo, pero, ¿Qué es un Archivo?

Generalmente la palabra “Archivo” se asocia con sótanos húmedos, suciedad, polvo, amontonamiento de papeles que no se mueven de lugar por años y que nadie consulta. También existen varias acepciones de la palabra, como puede ser:

Que lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros), que  Institución que conserva y maneja la documentación (Archivo Nacional), que el papel como documento en sí.

Pero el concepto de Archivo que tratamos en la archivística se define como:

El archivo es un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad  pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad. Importancia de los Archivos.

Para poder comprender la importancia de los Archivos es necesario conocer los valores de los mismos, que se basan fundamentalmente en que los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.

Los Archivos son Patrimonio: Porque son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social o cultural de un país. Se crean de manera espontánea con la voluntad de justificar derechos y propiedades, y convertirlos en medios legitimadores de poder. Se promueve por ello una legislación específica para su defensa y proyección como patrimonio. En Cuba se promulgó el 8 de agosto del año 2001 el Decreto Ley No. 221 de los Archivos de la República de Cuba.

Los Archivos son Memoria: es la atribución más común e inmediata ya que la sociedad valora la función de los archivos como elementos que garantizan la posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica buscando aplicar una filosofía común: la necesidad de construir el futuro sobre las sólidas bases de un conocimiento amplio y crítico del pasado.

Actualmente, se constata que nos encontramos en tiempos en que lo efímero, de la desmemoria y el olvido, son tendencias en donde el papel de los archivos es importante ya que actúa como un antídoto ante la creciente amnesia que, en realidad actúa como un elemento que divide a la comunidad.

Por tanto la función de la recuperación de la memoria es una tarea educativa y cívica cargada de futuro en la que los archivos se encuentran comprometidos a lo largo de la historia. Uno de los casos de aplicación de memoria se encuentra en Grecia en donde se encontraba el Mnemon (hombre de la memoria) quien tenía la misión de recordar las sentencias pronunciadas por el juez, y los contratos estipulados también oralmente entre los particulares. Posteriormente ante su dudosa fiabilidad desaparece esta figura y pasan a ser privilegiados el documento escrito y los depósitos de archivos.
Sin embargo en la actualidad, los archivos se enfrentan a un futuro de información efímera producto de los nuevos soportes que cuya perdurabilidad en el tiempo es dudosa por la rápida obsolescencia, así mismo la calidad del papel y la calidad de las fotografías a color hacen que en la efervescencia de la sociedad de la información, sea la información la que esté a punto de desaparecer; por lo que se debe fomentar la preservación y conservación de los fondos documentales.

 Los Archivos son Identidad: la recuperación y fortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenización que puede traer el proceso de globalización. Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer sus orígenes personales o de la sociedad donde han desarrollar su vida e interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad. En la mayoría de los casos la destrucción de la memoria escrita conlleva una pérdida de la identidad del colectivo afectado.

Un dato curioso en el sarcófago de TUTANKAMON se encontró escrito: he visto el pasado conozco el futuro, evidencia que la ignorancia del pasado compromete la capacidad de entender el presente y construir el futuro, tal como lo señalo el político Winston Churchill: Una nación que olvida su pasado no tiene futuro. Estas reflexiones no hacen más que resaltar la dimensión cívica de los archivos como depositarios de memoria colectiva y como elementos para recuperar la identidad y fortalecer la conciencia histórica de los ciudadanos.

Los Archivos son Conocimiento, es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas o en imagen existente en los archivos. Aquí la gama de servicios que puede ofrecer un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorar su nivel cultural.

Niveles de Archivos de una secretaria

 Archivo de Gestión, administrativos  o de Oficina: Es donde se generan los documentos, en los que se guardan con carácter temporal  aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. En nuestra legislación se considera que los documentos deben estar en las oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años.
v Archivo Central: Es el que recibe, organiza y guarda, por un plazo de hasta 25 años los documentos transferidos  por los Archivos de Gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente; y coordina el funcionamiento de dichos archivos.
v Archivo Intermedio: Es aquel que se ha de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo  histórico. No pueden conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad. La legislación cubana no contempla este tipo de archivos.
v Archivo Histórico: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio (en el caso de Cuba, desde los Archivos Centrales) la documentación que deba conservarse permanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

Sistema Institucional de Archivo

El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institución integrado por todos los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se garantice el seguimiento de la documentación desde su origen hasta su valoración final.

Para comprender el concepto de sistema archivístico se debe tener en cuenta que el documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico, donde es considerado, además de como testimonio al servicio de los ciudadanos, como fuente primaria de investigación.
En un primer momento el lugar de conservación de los documentos serán los archivos de gestión y estos quedaran ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor (oficinas), mientras que su utilización sea constante, y un segundo momento los documentos se conservarán en el archivo central, cuando la utilización sea menos frecuente.
En un sistema institucional de archivo podemos encontrar los denominados archivos periféricos, (en el caso de Cuba se le denomina a estos archivos de gestión centralizados) y es preciso indicar que estos no constituyen un nivel de archivo dentro del ciclo vital debido a que se constituyen cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.

ü Como debe organizarlo el archivo la secretaria:

ü  Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)

ü  Determine el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.

ü  Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.

ü  Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.

ü  No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.

ü  Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.

ü  Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.

ü  No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.

ü  Nivel  Básico de Organización del Archivo:

1. En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetillas (de las habituales de colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

2. En la portada de cada carpetilla se señalará: nombre de la oficina, título de la serie, fechas de inicio del expediente (la fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de contenido (al menos de los documentos esenciales, con breve descripción de cada documento, fechas y nº de orden dentro del expediente).

Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas tiene efectos muy positivos:

·       Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.

·       Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.

·       Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.

·       Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.

3. A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.

4. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).

5. Los expedientes dentro de su serie se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas u organismos (ej.: expedientes  personales, expedientes académicos de alumnos), alfabética por asuntos o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronológica (ej.: nóminas), numérica por código del expediente o por la combinación de las formas de ordenación citadas.

6. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas.

7. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos, con indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de:

·       Disponer de un sistema de información de la documentación producida.

·       Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.

·       Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.

Correspondencia:

Emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro. Las que no formen parte de expedientes, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.
La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico de salida, lo que no impide que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de entrada y registro de salida).

TRANSFERENCIA DE UN DOCUMENTO:

Transferencias

Mundet nos dice que los documentos no se producen en el archivo, salvo los que ha sido producido como consecuencia de su gestión. Distingue dos tipos de ingresos de documentos: ordinarios y extraordinarios.

·         Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

·         Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.

 Definiciones similares de la transferencia de fondos:

Para el primero la transferencia de fondos “es el conjunto de procedimientos mediante los cuales documentación es remitida de una etapa a otra de la archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos”.

Para el segundo “es el paso de los documentos de archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo y intermedio, para utilidad científica”.

El sistema actual nos explica que el trasvase documentos de la etapa a otra encuentra muchos impedimentos por parte del personal administrativo, que se aplican en remitir la documentación cuando ésta se acumula en exceso, lo que supone un trabajo extra para el archivero que tiene que reconstruir las series y ordenar los expedientes.

Distinguir dos modalidades de transferencias:

Directa en masa: a veces aparecen fondos documentales olvidados en pabellones, bodegas, cajas de escalera... de los cuales nadie se responsabiliza o alegan diversos motivos para no efectuar su transferencia en orden. Previo acuerdo con el responsable administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en cajas por legajos, numerados y realizar una relación somera de los mismos por duplicado y firmaran por ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedará en poder de los servicios administrativos como por obra de la transferencia. Acto seguido será enviados a la archivo para su tratamiento adecuado. Este sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los documentos de la destrucción o del olvido sea prioritaria, no se aceptará como procedimiento habitual de transferencia por hechos consumados.

Directas continuas: en estos supuestos los documentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación. Sólo son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espacio y personal, donde hace falta que una persona se haga responsable de toda la documentación (generalmente no es una archivero profesional) y garantice su integridad y servicio. Es una especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una relación anual de transferencias.

La secretaria va a dar mayor importancia a los principios generales y a los criterios para enviar la documentación al archivo.

  Principios generales:

1º. Los procedimientos deben ser simples,

2º: Asegurar la instalación y recuperación sencilla de los documentos.

3º.- Permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción.

4º.- Respetar y evidenciar su procedencia.

                                                         Leidys  Jacome  Guerrero

Lizeth Ariza Tejeda

Secretariado Ejecutivo Sistematizado

Noveno Modulo Realizado