DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA
TECNICOR “Líder en Carreras Cortas”
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MARCO CONCEPTUAL
CARACTERÍSTICAS INDISPENSABLES EN UNA SECRETARIA
Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institución hacia los de fuera: los clientes; a través del teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto o escalar de posición en una organización y mucho más que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los días vemos nuevos anuncios solicitando un buen número de secretarias cualificadas.
La labor de secretaria no debe minusvalorarse en una empresa
Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol?
Discreción: es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretaria, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.
Puntualidad: ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
Paciencia: esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás ha dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.
Organización: Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.
Lealtad: La lealtad es otra de las características indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o “dedicarse a pesar de…”
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.
Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimiento y trabajar para ello.
Tacto: Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.
Responsabilidad: La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.
La sociabilidad: La secretaria esta en el centro del grupo de trabajo, y de su capacidad para relacionarse dependen, en gran medida el éxito en su labor. En pocas personas se cumplen mejor la exposición de que “si queremos hallar el camino que lleva a los demás, primero debemos encontrar el camino hacia nuestra propia interioridad”. Esto demuestra el nivel de exigencia de sus responsabilidades que le piden ser mejor como persona.
Quiere decir que la secretaria se convierte en un modelo ideal porque lo que se les aplica a los demás ella debe tenerlo por norma de su vida. El ser humano es un ser sociable y partir de allí se define el verdadero profesional, cuya prioridad es ser integro. Que es la base del entendimiento de la relación humana.
Para la mayoría, las relaciones humanas son el arte de saberse entender con quienes debemos relacionarnos a diario sin embargo, no basta con respetar a los demás, sonreír y ser Cortez todos los días. Las relaciones con otros son un hecho complejo, relacionado también con la integración en forma cooperativa y con satisfacciones personales, de grupo y económicas., Cada persona es diferente, como resultado de distintas culturas y ambientes socio familiares.
La secretaria debe entender que las relaciones humanas van más allá, y que se basan en la satisfacción de las necesidades humanas básicas, seguridad, aceptación y reconocimiento. La seguridad resulta del éxito de la confianza en si mismo para poder trabajar con otras personas, debemos sentir que no estamos amenazados social ni personalmente.
La secretaria debe buscar ganarse la amistad y el respeto de los demás esto lo logra al entender a cada persona como individuo, y poner en práctica las reglas siguientes: ser justa, respetuosa, cooperadora y generosa. Debemos preguntarnos ¿reconocemos con frecuencia los meritos de los demás? Igualmente es necesario aprender a respetar a los otros en sus gustos, intereses y aspiraciones.
Compromiso: la secretaria refleja la implicación intelectual y emocional de éstos con su empresa, y con ello su contribución personal al éxito de la misma. Las secretarias comprometidas comparten una serie de creencias y actitudes que vistas en su conjunto reflejan el aspecto clave de la salud de la empresa.
El compromiso es un camino de doble vía entre empresa y su secretaria. A la empresa le conviene el compromiso de la secretaria y a éste ser convenientemente retribuido por ello. La empresa debe siempre tener en cuenta que la secretaria, antes del compromiso hacia la empresa que la contrata, tiene un compromiso con su profesión y su carrera.
A estas alturas parece bien probada la relación entre el compromiso de las secretarias y otros aspectos clave como la eficiencia, la productividad, la seguridad, la captación, retención, la satisfacción, permanencia y lealtad de los clientes; y en definitiva la rentabilidad de la empresa.
Liderazgo: Una secretaria líder es la persona que posee la capacidad de cambiar las cosas para mejorarlas y, a través de esta tarea, le da la estabilidad a esta organización. Es la creadora del futuro de la empresa, el liderazgo es un poder cuyo destino es dar servicio al grupo en la familia por ejemplo secretaria líder que llevan en sus manos el destino de dicha unidad.
Todos estos aspectos anunciados sobre la condiciones personales de la secretaria se refieren a la necesidad de que, al orientar su trabajo hacia la obtención del resultado, ponga en practica su capacidad de liderazgo personal es decir aquel que plantea mas influencia natural en los demás, como por ejemplo el ejercido por la autoridad.
Condiciones del Liderazgo:
Las cualidades esenciales de una secretaria son de una persona líder en su vida personal y profesional y se podrían resumir así:
· Responsabilidad y ética profesional
· Capacidad de entenderse con los demás
· Lealtad, honestidad e integridad
· Creatividad, iniciativa y sentido común
· Dinamismo y buen juicio
· Presentación personal impecable.
· Sentido de constante superación.
· Capacidad de atender y asimilar situaciones nuevas.
· Fuerza de voluntad para desarrollar el sentido de persistencia.
· Y, sobretodo autocontrol.
Como se puede ver, en estos aspectos esta bosquejado el modelo de la secretaria líder, el que la empresa, el jefe y los compañeros esperan de ella.
La Ética De La Secretaria
Secretaria, como sabemos, viene de la palabra SECRETO.
Un SECRETO es algo que pocos conocen, algo que no se dice a todo el mundo, solamente reservado a unos cuantos; por lo tanto podemos decir que es un privilegio conocer un secreto, pero también una gran responsabilidad.
Conservar la Ética, para muchos es sólo un discurso, pues al momento de llevarlo a la práctica son miles de cuestionamientos los que pueden surgir para que un profesional deje a un lado su ética, lo cual realmente es una lástima.
En el caso de la secretarias, la ética es uno de los principales valores que debe cultivar, pues es la base de su trabajo; día con día pasa por nuestras manos información de la empresa, del jefe, de los proveedores, de los clientes; información que debemos saber cuidar y respetar porque si bien tenemos el privilegio de tener, igual no nos pertenece.
Además de la discreción, dentro de la ética secretarial deben primar el buen comportamiento, la responsabilidad, la cordialidad y el deseo de brindar un buen servicio, ser cordial. Nuestra misión es hacer a los demás la vida más fácil.
Las secretarias que son capaces de brindar un trato cordial han escuchado quejas como "Si pues señorita, en la otra oficina la señorita no me explico cómo era este trámite", o "hay señorita, usted si me escucha y hasta sabe mi nombre, la otra me dijo solamente deme su ticket", lo cual nos hace saber lo importante también que es saber escuchar a las personas y ponernos en su lugar, tratar a los demás como esperamos ser tratados, empatía.
Ser secretaria es tener un cargo de confianza, que más allá de formarse en Institutos o Universidades en la parte técnica, se forma de una red de valores adquiridos en casa y en la sociedad y como tal no sólo debe ser mostrado en nuestro trabajo sino en nuestro estilo de vida, debe ser un traje de actitud.
Motivación: La motivación laboral consiste fundamentalmente en mantener culturas y valores corporativos que conduzcan a un alto desempeño, por esto es necesario pensar en qué puede hacer uno por estimular a los individuos y a los grupos a dar lo mejor de ellos mismos, en tal forma que favorezca tanto los intereses de la organización como los suyos propios.
En la motivación laboral el clima organizacional es la propiedad percibida por los miembros de la empresa y que influye en el comportamiento de estos, es decir, los aspectos internos de la organización conducirán a despertar diferentes clases de motivación pero en términos mas prácticos, el clima organizacional depende del estilo de liderazgo utilizado y de las políticas organizacionales. Es por esto que, para que la organización produzca los resultados esperados, el administrador debe desempeñar funciones activadoras y emplear los incentivos adecuados, de real interés de los subordinados, para obtener motivación. Sin embargo trabajar en equipo es algo difícil de lograr, y por lo tanto no todos los grupos de trabajo obtienen el éxito deseado, esto se debe a que existen variables como la capacidad de los miembros, la intensidad de los conflictos a solucionar y las presiones internas para que los miembros sigan las normas establecidas, además la versatilidad humana es diversa (Cada persona es un fenómeno multidimensional, sujeto a la influencia de muchas variables) El Haz de diferencias, en cuanto a actitudes, es amplio y los patrones de comportamiento aprendidos son infinitos. Las organizaciones no disponen de datos o medios para comprender la complejidad total de su personal.
Como colaboradoras y piezas primordiales de nuestra empresa, debemos procurar la productividad no sólo nuestra sino de todo nuestro entorno, pues esta tarea también nos asiste.
Conscientes de la importancia y valor que se le debe brindar al capital humano, las empresas y los mismos colaboradores debemos encontrar nuevas rutas hacia la motivación, considerado desde una perspectiva individual y grupal.
El poder de la motivación consiste en ese impulso que nos hace actuar, mecanismo que parte desde nuestro fuero interno y que nos guía en el actuar hacia el exterior, en algunas personas las reacciones son pasivas, en otras es más activa y dinámica, pero lo cierto es que dependiendo de la situación, de nuestro temperamento y de nuestro carácter, así actuaremos ante determinados estímulos, sin embargo toda reacción tendrá un resultado.
Tipos De Motivación
Se dice que si hay algo complejo de administrar, es el recurso humano, porque la incidencia en su comportamiento es fiel reflejo de sus motivaciones familiares, sociales y laborales. Alguna vez no nos hemos preguntado porque el compañero o jefe cambia de “personalidad”, ayer estuvo muy cordial y hoy no quiere que nadie lo salude; pues nuestro actuar depende de nuestras motivaciones, probablemente el día de ayer tuvo un día sin dificultades ni complicaciones, tal vez surgió un conflicto o problema el día de hoy, no ha cambiado su “personalidad” simplemente está actuando en base a su motivación.
Estudios realizados han anotado estos tipos de motivación
1.- Motivación por logro
2.- Motivación por competencia
3.- Motivación por afiliación
4.- Motivación por autorrealización
5.- Motivación por poder
Debemos motivar a nuestro personal, pero antes, debemos saber qué les motiva, con ello estaremos en una excelente posición para crear el ambiente propicio y aprovechar las oportunidades que ello representa y que a la vez se convertirá en una de las mayores fortalezas con que contará la organización. Si sabemos motivar correctamente a nuestro personal, tendremos mayores posibilidades que se automotive y consecuentemente su respuesta inmediata será su productividad; aspecto que debe ser la orientación de toda empresa o institución.
Aprendizaje de la Motivación
Algunas conductas son totalmente aprendidas; precisamente, la sociedad va moldeando en parte la personalidad. Nacemos con un bagaje instintivo, con un equipo orgánico; pero, la cultura va moldeando nuestro comportamiento y creando nuestras necesidades. Las normas morales, las leyes, las
costumbres, las ideologías y la religión, influyen también sobre la conducta humana y esas influencias quedan expresadas de distintas maneras. En cualquiera de tales casos, esas influencias sociales externas se combinan con las capacidades internas de la persona y contribuyen a que se integre la personalidad del individuo aunque, en algunos casos y en condiciones especiales, también puede causar la desintegración.
Sucede que lo que una persona considera como una recompensa importante, otra persona podría considerarlo como inútil. Por ejemplo, un vaso con agua probablemente sería más motivador para una persona que ha estado muchas horas caminando en un desierto con mucho calor, que para alguien que tomó tres bebidas frías en el mismo desierto. E inclusive tener una recompensa que sea importante para los individuos no es garantía de que los vaya a motivar. La razón es que la recompensa en sí no motivará a la persona a menos que sienta que el esfuerzo desplegado le llevará a obtener esa recompensa. Las personas difieren en la forma en que aprovechan sus oportunidades para tener éxito en diferentes trabajos. Por ello se podrá ver que una tarea que una persona podría considerar que le producirá recompensas, quizá sea vista por otra como imposible.
El mecanismo por el cual la sociedad moldea a las personas a comportarse de una determinada manera, se da de la siguiente manera:
1) El estímulo se activa.
2) La persona responde ante el estímulo.
3) La sociedad, por intermedio de un miembro con mayor jerarquía (padre, jefe, sacerdote, etc.), trata de enseñar, juzga el comportamiento y decide si éste es adecuado o no.
4) La recompensa (incentivo o premio) se otorga de ser positivo. Si se juzga inadecuado, proporciona una sanción (castigo).
5) La recompensa aumenta la probabilidad de que en el futuro, ante estímulos semejantes, se repita la respuesta prefijada. Cada vez que esto sucede ocurre un refuerzo y, por tanto, aumentan las probabilidades de la ocurrencia de la conducta deseada. Una vez instaurada esa conducta se dice que ha habido aprendizaje.
6) El castigo es menos efectivo; disminuye la probabilidad de que se repita ese comportamiento ante estímulos semejantes.
7) El aprendizaje consiste en adquirir nuevos tipos actuales o potenciales de conducta. Este esquema no sólo es válido para enseñar normas sociales sino, además, cualquier tipo de materia. Una vez que se ha aprendido algo, esto pasa a formar parte de nuestro repertorio conductual.
La motivación es un factor que debe interesar a todo administrador que deberá estar consciente de la necesidad de establecer sistemas de acuerdo a la realidad de su país y, al hacer esto, deberá tomar en cuenta que la motivación es un factor determinante en el establecimiento de dichos sistemas Para poder entender las motivaciones en todos estos casos, es importante desarrollar investigación del campo motivacional.
Las empresas generalmente están empeñadas en producir más y mejor en un mundo competitivo y globalizado, la alta gerencia de las organizaciones tiene que recurrir a todos los medios disponibles para cumplir con sus objetivos. Estos medios están referidos a: planeamiento estratégico, aumento de capital, tecnología de punta, logística apropiada, políticas de personal, adecuado usos de los recursos, etc.
Obviamente, las estrategias sobre dirección y desarrollo del personal se constituyen como el factor más importante que permitirá coadyuvar al logro de los objetivos empresariales y al desarrollo personal de los trabajadores.
Dentro de este campo, existen complejos procesos que intervienen, tales como:
· Capacitación
· Remuneraciones
· Condiciones de trabajo
· Motivación
· Clima organizacional
· Relaciones humanas
· Políticas de contratación
· Seguridad
· Liderazgo
· Sistemas de recompensa, etc.
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