MARCO TEORICO
PRINCIPALES ASPECTOS DEL DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA
Secretaria: es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de su superior, llevar adelante la agenda de este y custodiar y ordenar los documentos de una oficina, por lo tanto realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ah cambiado notablemente: ahora ah pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de este con credibilidad.la creciente complejidad de la vida empresarial, ah tenido como consecuencia que la secretaria que se encargue preferentemente de asitir a sus superiores de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes memorandos etc. En definitiva, quien facilita el trabajo a su jefe con la debida eficacia.
Liderazgo: existen varias formas de definiciones del liderazgo, y casi todas se refieren en particular al hecho de querer asumir una responsabilidad. Para muchos los conceptos del liderazgo son formas de una filosofía personal orientada al cumplimiento de las metas que se trazan los seres humanos, sin embargo el punto de vista mas objetivo del liderazgo es el que pretende ver al líder en su aspecto funcional, también Es una habilidad para desarrollar y describir una visión común de cómo podrían ser las cosas, estableciendo una estrategia para alcanzarla, creando el ambiente de trabajo correcto, operando y tomando decisiones a un alto nivel, alentando al grupo no sólo, la buena voluntad para trabajar, sino también, una disposición para trabajar con celo y confianza, pero al mismo tiempo asegurarse de que la gente adecuada esté en los lugares adecuados y sobre todo fijar pautas.
Responsabilidad: La responsabilidad de las personas es de suma importancia, ya que se trata de uno de los valores que permiten mantener en orden la vida en comunidad, demostrando con el esto el compromiso con las propias decisiones y con las consecuencias que éstas pueden generarle tanto a la persona en sí como a quienes lo rodean. es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, es aquella que actúa conscientemente siendo él la causa directa o indirecta de un hecho ocurrido. Está obligado a responder por alguna cosa o alguna persona, también es el que cumple con sus obligaciones o que pone cuidado y atención en lo que hace o decide. La responsabilidad es un concepto bastante amplio, que guarda relación con el asumir las consecuencias de todos aquellos actos que realizamos en forma intencionada, el que nace a partir de la capacidad humana para poder optar entre diferentes opciones y actuar, haciendo uso de la libre voluntad. La responsabilidad se exige solo a partir de la libertad y de la conciencia de una obligación. Para que exista le responsabilidad, el autor del acto u omisión que haya generado una consecuencia que afecte a terceros, debe haber actuado libremente y en plena conciencia.
Puntualidad: se entiende por puntualidad a la capacidad que tiene una persona para llegar en horarios adecuados, a los lugares a los que debo concurrir etc. La noción de la puntualidad es considerada una de las importantes características de la sociedades modernas en las cuales el manejo del tiempo, es de gran relevancia la puntualidad ya que puede ser entendida como una actitud al mismo tiempo que como un valor, por un lado es la consecuencia de actuar con puntualidad y de saber entonces como manejar los tiempos mientras que por otro también es un valor muy apreciado sobre todo en el ámbito laboral, es la obligación para terminar una tarea requerida o satisfacer una obligación antes o en un plazo anteriormente señalado, se considera un signo de consideración hacia las personas que están esperando. Se puede decir que la idea de ser puntual, de llegar a tiempo a los lugares o realizar las actividades en tiempo y forma, es característica de nuestras sociedades. La puntualidad tiene que ver entonces con la idea de saber aprovechar y organizar el tiempo con el que uno cuenta a modo de poder así cumplir con los diferentes objetivos y responsabilidades encargados. Al mismo tiempo, cuando se habla de puntualidad en el sentido de llegar a un lugar al horario establecido, la idea de saber manejar el tiempo teniendo en cuenta las diferentes variables que pueden afectarlo con el objetivo final de arribar al lugar de manera correcta.
Compromiso: consideramos al compromiso como el fenómeno esencial para coordinar acciones con otros, es una profunda y amplia conexión que las personas tienen hacia la organización que resulta un deseo genuino de ir sobre las expectativas que la compañía que tiene de cada empelado, esto ayuda a la compañía a alcanzar sus metas y ser exitosa. Es aquella que cumple con sus obligaciones haciendo un poco más de lo esperado al grado de sorprender, porque vive, piensa y proyecta sus energías para sacar adelante a su familia, su trabajo, su estudio. el compromiso se identifica en las organizaciones como el vinculo de lealtad por el cual el trabajador desea permanecer en ellas, debido a su motivación implícita y es un proceso de identificación acerca de la importancia de su labor y la necesidad y las funciones que realiza en el trabajo.
Adaptabilidad: capacidad de acomodarse o ajustarse a los cabios del entorno de un sitio o lugar. Por otra parte, la adaptación de una obra artística o científica se refiere a lograr que ésta puede difundirse entre un público distinto de aquel al cual iba destinada o a través de una forma diferente al original, Cuando se habla de la adaptación de un ser vivo, se hace mención al hecho de que se acomoda a las condiciones de su entorno. Dicho de una persona, la adaptación es acomodarse a diversas circunstancias y condiciones. Es el proceso a través del cual el individuo asimila una nueva forma de supervivencia. Por consecuente se adapta a nuevas situaciones y busca formas de interrelación. Ya no se toma como una capacidad, sino una necesidad de involucrarse al entorno (medio) para aprovechar al máximo las necesidades de aprendizaje de cada individuo, que los llevara a adquirir un aprendizaje significativo.
Limpieza: Los datos que se tienen en la bibliografía internacional acerca de los antecedentes de la higiene en el trabajo nos mencionan varios autores que tuvieron un primer acercamiento a las enfermedades características de algunas actividades del trabajo y también muy importante es el desarrollo del conocimiento de la toxicológico de las sustancias y elementos con los que el hombre tenía contacto desde tiempos remotos. Desde los albores de la humanidad, el hombre primitivo conoció los efectos adversos de la toxicología, en su búsqueda para procurarse medios de subsistencia, para conseguir sus alimentos, en sus actividades cotidianas sufrió mordeduras de serpientes y picaduras de animales ponzoñosos, lo mismo que estuvo en contacto con gran cantidad de substancias de origen vegetal o animal que sin duda alguna en muchos casos le ocasionaron daño o aun la muerte. En resumen se trata de eliminar todo tipo de suciedad o disminuir todos los microorganismos en la piel o en los muebles que pueden causar enfermedades o algún tipo de malos olores en el lugar en donde te encuentras.
Orden: Forma de estar colocadas adecuadamente las cosas, personas o hechos en un lugar o de sucederse en el tiempo según un determinado criterio: orden alfabético; se clasifican por orden de llegada; pon los libros en orden; y la manera que ordenas el lugar o el sitio de trabajo en donde te encuentras.
Buena Imagen o presentación: forma de tener una buena presencia al momento de presentarse en una entrevista, en una reunión o al momento de estar presentada en la empresa donde estas laborando.
Confianza: La confianza es el elemento que hace que todo cobre sentido. Siempre se ha dicho que una actitud positiva “mueve montañas”, pues algo parecido ocurre con la confianza. La confianza tiene el poder conferido para hacer que las cosas cambien, la confianza es como una cuenta bancaria, se puede tener un saldo positivo, con lo cual “estamos sobrados”, vemos y analizamos a las personas de forma positiva; o por el contrario, un saldo negativo que es cuando nos ponemos “a la defensiva” y empezamos a ver a los demás de manera negativa. Por tanto, la forma de ver y entender las cosas, o los filtros que utilizamos a la hora de evaluar y tomar decisiones va en función de cuánto tengamos en nuestra cuenta corriente, es decir, de la confianza que depositemos en los demás. Como es evidente, este planteamiento no siempre se cumple al cien por cien, ni es tan sencillo porque influyen más variables, es la opinión favorable en que una persona o grupo será capaz y deseará actuar de manera adecuada en una determinada situación y pensamientos. La confianza se verá más o menos reforzada en función de las acciones, los actos previos y las posibles pruebas halladas.
Discreción: Reserva o cautela para no decir algo que se sabe o piensa y es la cualidad de una persona que se caracteriza por su moderación, prudencia y sensatez, es el sentimiento de respecto, credibilidad y confianza que provocamos en las demás personas está íntimamente ligado a los niveles de discreción con que nos manejamos en las actividades del diario vivir, La noción de discreción se relaciona casi exclusivamente con el modo de comunicación que se puede establecer entre dos partes. Entendemos por discreción a la práctica mediante la cual determinado tipo de información es mantenida en secreto o transmitida de manera prudente y cautelosa de acuerdo a lo que solicite la fuente de información. La discreción es un elemento de gran importancia a la hora de establecer vínculos de confianza entre dos personas que se conocen y comunican entre sí.
Paciencia: Del latín patientĭa, la palabra paciencia hace referencia a la capacidad que tiene una persona para soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa. De esta forma, un sujeto con paciencia es aquel que no suele alterarse. Es la actitud que lleva al ser humano a poder soportar contratiempos y dificultades para conseguir algún bien. Es fortaleza para aceptar con serenidad el dolor y las pruebas que la vida pone a nuestra disposición para el continuo progreso interno. La paciencia, en definitiva, se asocia con la calma o la paz. Una persona paciente es aquella que sabe esperar y logra tomarse las cosas con calma. Lo contrario es un sujeto impaciente, que es ansioso y que desea todo de forma inmediata.
Lealtad:La lealtad es el cumplimiento de aquello que exigen las leyes de la fidelidad y el honor. Un hombre de bien debe ser leal a otras personas, a organizaciones (como la empresa para la cual trabaja) y a su nación, La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia y que implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas. Se trata de uno obligación que uno tiene con el prójimo. Lealtad, una cualidad muy valorada e importante dentro de los valores de una persona y por qué no también dentro de una organización.
Ética: La palabra ética proviene del griego ethikos (“carácter”). Se trata del estudio de la moral y del accionar humano para promover los comportamientos deseables. Una sentencia ética supone la elaboración de un juicio moral y una norma que señala cómo deberían actuar los integrantes de una sociedad. Por lo tanto, cuando alguien aplica una sentencia ética sobre una persona, está realizando un juicio moral. La ética, pues, estudia la moral y determina cómo deben actuar los miembros de una sociedad. Por lo tanto, se la define como la ciencia del comportamiento moral. La ética profesional pretende regular las actividades que se realizan en el marco de una profesión. En este sentido, se trata de una disciplina que está incluida dentro de la ética aplicada ya que hace referencia a una parte específica de la realidad. Podría decirse, por lo tanto, que la ética profesional estudia las normas vinculantes recogidas por la deontología profesional. La ética sugiere aquello que es deseable y condena lo que no debe hacerse, mientras que la deontología cuenta con las herramientas administrativas para garantizar que la profesión se ejerza de manera ética
Profesionalismo: El término profesionalismo se utiliza para describir a todas aquellas prácticas, comportamientos y actitudes que se rigen por las normas preestablecidas del respeto, la mesura, la objetividad y la efectividad en la actividad que se desempeñe. El profesionalismo es la consecuencia directa de ser un profesional, un individuo que tiene una profesión particular y que la ejerce de acuerdo a las pautas socialmente establecidas para la misma. Las pautas de profesionalismo pueden llegar a ser muy variadas e ir desde aspectos físicos y de apariencia (tales como vestimenta) hasta actitudes morales y éticas (tales como el cumplimiento del deber en cualquier situación y realidad).
La noción de profesionalismo se relaciona, de más está decir, con la de profesión. La profesión es un tipo de oficio adquirido de manera legítima por una persona luego de realizar una carrera de estudio o trabajo que otorgue las capacidades, conocimientos y habilidades específicas para la actividad elegida. La actitud de profesionalismo, de actuar como un profesional significa que a la hora de ejercer esa tarea o actividad, la persona se desempeña de acuerdo a los parámetros específicamente establecidos para la misma como también de acuerdo a parámetros generales de conducta y moral.
El profesionalismo sin embargo puede existir en el caso de personas que no cuentan con una profesión legal y oficial pero que aún así demuestran importantes rasgos de respeto, compromiso, entrega y seriedad en aquello que hacen. El profesionalismo es sin dudas uno de los rasgos más buscados a la hora de establecer empleos, pero al mismo tiempo puede llegar a ser difícil de medir en términos cuantitativos. Evidentemente, hay algunos elementos que pueden ser claramente señalados como falta de profesionalismo, tales como la impuntualidad, el lenguaje agresivo y formas de comunicación o de manejo inapropiadas, la falta de compromiso con la actividad, la apariencia no apropiada, el establecimiento de vínculos afectivos con colegas o clientes cuando esto no está permitido, etc.
Motivación: es lo que hace que un individuo actúe y se comporte de una determinada manera. Es una combinación de procesos intelectuales, fisiológicos y psicológicos que decide, en una situación dada, con qué vigor se actúa y en qué dirección se encauza la energía. Factores que hacen que las poblaciones o las personas actúen en cierta forma. La motivación es un término genérico que se aplica a un amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos, y fuerzas similares. El ciclo motivacional nace cuando surge una necesidad( es conocida como la fuerza que origina el comportamiento), ésta produce el quiebre del equilibrio interno del organismo y provoca un estado de tensión, insatisfacción, inconformismo y desequilibrio. Este estado lleva al individuo a comportarse de manera tal que pueda lograr descargar la tensión y desencadenar la inconformidad y el desequilibrio. Si el comportamiento es eficaz el individuo satisfacer la necesidad y retornara a su equilibrio inicial. Cuando el individuo no logra satisfacer su necesidad se provoca la frustración o en algunos casos la compensación.
Conocimientos: conocimiento es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje (a posteriori), o a través de la introspección (a priori). En el sentido más amplio del término, se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo.
Para el filósofo griego Platón, el conocimiento es aquello necesariamente verdadero (episteme). En cambio, la creencia y la opinión ignoran la realidad de las cosas, por lo que forman parte del ámbito de lo probable y de lo aparente.
El conocimiento tiene su origen en la percepción sensorial, después llega al entendimiento y concluye finalmente en la razón. Se dice que el conocimiento es una relación entre un sujeto y un objeto. El proceso del conocimiento involucra cuatro elementos: sujeto, objeto, operación y representación interna (el proceso cognoscitivo). Cuando el conocimiento puede ser transmitido de un sujeto a otro mediante una comunicación formal, se habla de conocimiento explícito. En cambio, si el conocimiento es difícil de comunicar y se relaciona a experiencias personales o modelos mentales, se trata de conocimiento implícito.
El conocimiento es la capacidad que posee el hombre de aprehender información acerca de su entorno y de sí mismo. En el hombre tiene la propiedad de ser sensitivo y suprasensitivo o intelectual, a diferencia del de los animales que sólo abarca el aspecto sensitivo.
El conocimiento humano es sensitivo, ya que son los sentidos los que nos ayudan a obtener experiencias, y suprasensitivo, porque brinda como resultado el razonamiento. Además, posee dos elementos fundamentales: sujeto y objeto; de los cuales el primero es el encargado de captar al segundo y obtener sus propiedades sensibles. El conocimiento tiene distintos niveles, de acuerdo a su forma de adquisición: el conocimiento vulgar se alcanza con la experiencia, el conocimiento científico a través de métodos, y el filosófico con la reflexión.
Sociabilidad:La sociabilidad resulta ser aquella calidad o cualidad de sociable que presenta una persona, es decir, aquel que de manera natural tiende a vivir en sociedad y también, a aquel individuo preeminentemente afable que le gusta relacionarse con el resto de las personas.Los seres humanos somos por naturaleza animales sociales , nos encontramos naturalmente inclinados a la vida en sociedad, es prácticamente imposible que un ser humano viva para sí mismo, de alguna manera, todos, hasta el más egoísta, en algún momento necesita del relacionamiento con los otros.
Un individuo pleno de sociabilidad de por sí es cautivador por la amabilidad que presentará, por su facilidad de conversación y por su inclusión en cualquier ámbito.
La sociabilidad, además, es de alguna manera aquel valor que nos impulsa a los seres humanos a buscar y cultivar relaciones con otras personas compaginando mutuos intereses e ideas para de esta manera orientarlos hacia un fin en común, más allá de las circunstancias personales en las que se encuentre cada uno.
En tanto, la sociabilidad resulta ser un elemento fundamental en los diferentes ámbitos de nuestra vida, personal, laboral, escolar, para lograr los objetivos que tengamos propuestos y esto es básicamente así porque el conocimiento del otro, de sus ideas, su problemática, su entono, nos permitirá entenderlo, saber qué necesita y así ayudarlo a que este bien y por tanto, cuanto mejor esté, mejor será su rendimiento en todos los órdenes mencionados.
Entonces,la sociabilidad resulta fundamental para progresar en el trabajo, para hacer amigos, para encontrar una persona con la cual compartir la vida y los proyectos personales que se tengan, para armar una empresa, para compartir intereses y afinidades , entre otros.
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